DOCUNIZE™ BEI DER AAREAL BANK

ZENTRALE STEUERUNG DES VORLAGENMANAGEMENTS ÜBER 3 KONTINENTE HINWEG

Die Aareal Bank mit Hauptsitz in Wiesbaden ist einer der führenden internationalen Spezialisten für Finanzierungslösungen und Dienstleistungen, insbesondere in der Immobilienwirtschaft. Ob Bürogebäude, Hotels, Shoppingcenter oder Logistik- und Wohnimmobilien, ob in Nordamerika, Asien oder Europa: Mit maßgeschneiderten und flexiblen Lösungen unterstützt die Aareal Bank Ihre Kunden bei der Finanzierung ihrer internationalen Immobilieninvestitionen.

Beim Thema unternehmensweites Vorlagenmanagement setzt die Aareal Bank ebenfalls auf einen Spezialisten – auf das professionelle Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™.

Mehr als 1150 Vorlagen in 6 Sprachen und für 21 Standorte gilt es effizient und CD-konform zu steuern. Denn  ca. 1200 Mitarbeiter sollen – egal von welchem Standort aus – auf die aktuellen Vorlagen zugreifen können.

Der Vorlagenmanagement-Prozess bei der Aareal Bank

Die Vorlagen bei der Aareal Bank stammen aus ganz unterschiedlichen Bereichen – aus der Kreditabteilung, der Unternehmenskommuni-kation, der Organisation, aus Information & Technologie sowie aus dem Bereich Human Resources.

Für die Erstellung der Vorlagen waren die Autoren aus den einzelnen Fachbereichen – unterstützt durch das Vorlagenteam – zuständig. Die Freigabe erfolgte durch die Führungskräfte bzw. Abteilungsleiter. Organisatorisch wurden die Vorlagen jeweils als Dateianhang an das Vorlagenteam versendet. Das Vorlagenteam kümmerte sich um die Qualitätssicherung und technische Bereitstellung. Zur Administration wurde ein hauseigenes Tool auf Basis einer Access-Datenbank eingesetzt.

„Ein ganz entscheidender Grund für die Ablösung des eigenentwickel-ten Tools war der Wunsch, auf eine Standard-Software umzusteigen“, meint Frau Petra Haas, Director IT & Organisation Service und federführend beim Projekt Einführung eines Vorlagenmanagement-Systems. Das neue Tool musste revisionssicher, zuverlässig aber auch anwenderfreundlich sein. Nach diesen Kriterien wurden verschiedene Systeme evaluiert und man entschied sich für DOCUNIZE™.

Umstellung gut gelungen – DOCUNIZE™ voll akzeptiert

Frau Haas ist überzeugt, dass die Umstellung auf DOCUNIZE™ nicht zuletzt deshalb so einfach war, weil das bestehende Tool zur Verwaltung der Vorlagen bereits ein hohes Niveau aufwies und darüber hinaus im Hause gut akzeptiert wurde. Diese Akzeptanz konnte durch die Einführung eines Fachredakteurstools und die Erweiterung der Schnittstelle zum DMS Doxis4 noch verstärkt werden. „Hier sehen wir noch weitergehendes Potenzial durch künftige Programm-entwicklungen, um die Akzeptanz auch in Zukunft weiter zu steigern“, meint Frau Haas.

DOCUNIZE™ und Doxis4 – perfektes Zusammenspiel

Um die Anforderung zur Unterstützung von Barcodes umzusetzen, erfolgte eine Anbindung an das bei der Aareal Bank eingesetzte DMS Doxis4 des Enterprise Management-Spezialisten SER. DOCUNIZE™ und Doxis4 sind über ein Web/HTTP API angebunden. Hierbei werden von Doxis4 Daten im XML-Format geliefert, von DOCUNIZE™ zusammen mit der Vorlage generiert und wieder an Doxis4 zurückgeliefert. Vorlagen werden in Doxis4 mit Vorgängen verknüpft. Der Anwender erfasst die Stammdaten zu diesem Vorgang und erstellt auf Basis dieser Daten diverse Dokumente. Die Generierung erfolgt durch DOCUNIZE™, die Ablage der Dokumente erfolgt in Doxis4.

Wie geht es weiter?

Frau Haas zieht ein positives Resümee Ihrer bisherigen Erfahrungen mit DOCUNIZE™. Und sie setzt auf die Weiterentwicklung des Systems. „Wir haben dazu noch viele Ideen und stehen hier auch mit der COC AG in engem Kontakt. So wünsche ich mir für die Zukunft z. B. eine Anbindung an SAP und einen Austausch mit anderen DOCUNIZE™-Kunden bzw. -Anwendern. So könnten wir auch an deren Ideen partizipieren“.

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DAS FAZIT:

Petra Haas, Director IT & Organisation Service

Mit DOCUNIZE™ können wir Änderungen an Vorlagen sofort und gleichzeitig für alle Standorte aktualisieren. Auch im internationalen Einsatz ist das System unkompliziert. Der Pluspunkt für unsere User ist das einfache und anwenderfreundliche Handling. DOCUNIZE™ fügt sich homogen und gefällig in das Office Paket ein. Ein weiterer Vorteil ist für uns die direkte Anbindung an unser DMS Doxis4, so dass wir direkt aus Doxis4 heraus auf die Vorlagen zugreifen können.”

AAREAL BANK – DIE FAKTEN:

Ca. 1.200 DOCUNIZE™ User

21 Standorte auf 3 Kontinenten

1.158 Vorlagen

6 Sprachen

Vorlagen in Microsoft Word, Excel und PowerPoint sowie PDF-Vorlagen

Integration von DOCUNIZE™ in Dokumentenmanagement-System Doxis4