Vorlagenbeispiele Brief, Protokoll, Deckblatt für Projekte

Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™ spart Zeit und Geld. An jedem Arbeitsplatz.

Wo ist denn die aktuelle Version der Faxvorlage? Entspricht der Brief den CI-Richtlinien? Wo steckt bloß die Verfahrensanweisung für den Produktionsprozess? Ein neuer Brief. Und jedes Mal wieder dieselben Daten eingeben?

Solchen und ähnlich ineffizienten, zeitraubenden Aktionen können Sie ab sofort ein Ende setzen. Mit DOCUNIZE™.

Dieses intelligente Vorlagen-Management-System
  • erleichtert das Verwalten von firmenspezifischen Vorlagen
  • minimiert den Suchaufwand
  • stellt ein automatisches Zugreifen auf die jeweils aktuelle Fassung sicher
  • sorgt für ein durchgängiges Erscheinungsbild (CI/CD) Ihres Unternehmens nach innen und außen.
Weniger Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen
  • Mehrfach verwendbare, frei definierbare Textbausteine („Snippets“); Fußzeile mit Unternehmens-Signatur einmal definieren und in beliebigen Vorlagen verwenden; Aktualisierung des Fußzeilen-Textbausteins führt zu Aktualisierung aller betroffenen Vorlagen
  • Vorlagen können über Textbausteine sogar als Multi-Language Versionen definiert werden
Dynamische Inhalte ohne Programmierung
  • Verwendung dynamischer Inhalte und Felder in der Dokumentvorlage ohne Programmierung
  • Einfache Zuweisung von Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des User-Standortes
  • Per integrierter Schnittstelle Anbindung an Microsoft Active Directory, um Feldinhalte
Schnelle und zentrale Pflege
  • Systematische Vorlagenverwaltung
  • Zentrale Einbindung neuer und Pflege bestehender Dokumentvorlagen
  • Automatisierte Vorlagensteuerung: Alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumenten- und Formularvorlage
  • Vermeidung von Redundanzen und verschiedenen Versionen von Vorlagen
Automatische Synchronisation auf mobile Systeme
  • Ideal für mobile User und externe Mitarbeiter
  • Intelligenter Synchronisationsmechanismus
  • Dokumentvorlagen werden automatisch beim Einloggen ins Firmennetzwerk aktualisiert
Effizienter und strukturierter Zugriff
  • Beliebiges Ordnen von Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc.
  • Steuerung des Zugriffs auf Vorlagen und Signaturen bei Bedarf über User-Profile, z. B. bei verschiedenen Rollen
  • Selektive Anzeige der Vorlagen, die für die jeweilige Rolle des Users relevant sind
  • Automatisches Befüllen der Felder mit den User-Daten, die in der jeweiligen Rolle benötigt werden
Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten
  • Weniger Suchaufwand durch personalisierte Vorauswahl an Vorlagen, die für den jeweiligen User relevant sind
  • Schnelleres Arbeiten durch automatische Befüllung der Vorlagen mit den Profilfeldern und Signaturdaten des Anwenders, z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail.
Multi-Language Fähigkeit
  • Ideal für global operierende Unternehmen
  • Dokument- und Frontend-Sprache separat einstellbar
  • Vorlagentext in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden
  • Kein Entwickler Know-how notwendig
Zukunftssicherheit durch aktuellste Microsoft Technologie
  • Unterstützung Office Open XML Format (OOXML)
  • Alle Features des Formats kommen zum Einsatz