KRÄFTIG REDUZIERT! DOCUNIZE™ VERRINGERT VORLAGEN BEI DER GALENICA AG VON 6000 AUF 14 MASTERVORLAGEN

Von der Einkaufszentrale zur international agierenden Unternehmensgruppe – so lautet zusammengefasst die Geschichte der Galenica AG. Galenica ist heute eine diversifizierte Unternehmensgruppe im Gesundheitsmarkt, die unter anderem Pharmazeutika entwickelt, produziert und vertreibt, Apotheken führt, Logistikdienstleistungen anbietet sowie Datenbanken offeriert und Netzwerke etabliert.

Die Galenica Gruppe ist unterteilt in die zwei Geschäftseinheiten Vifor Pharma und Galenica Santé mit den drei Geschäftsbereichen Products & Brands, Retail und Services.Galenica Santé ist in der Schweiz aktiv mit ca. 20 Geschäftsstellen vertreten, Vifor Pharma verfügt weltweit über ca. 30 Geschäftsstellen.

Die Ausgangslage: Hoher  Zeitaufwand im Vorlagenmanagement

„Vor Einführung von DOCUNIZE™ war unser Vorlagenmanagement-Prozess sehr zeit- und resourcenaufwendig. Die Prozessdauer zur Aktualisierung bzw. Neuerstellung einer Vorlage betrug 2 Monate“, beschreibt Frau Christine Codourey, verantwortlich für die elektronischen Medien bei der Galenica. Der Grund: Es waren sehr viele Einzelpersonen eingebunden, die kontrollieren, genehmigen, freigeben und letztendlich die Vorlage an die End User verteilen mussten. Ging es gar um die Einbindung neuer Logos oder die Änderung der Schriftart, dauerte der gesamte Prozess noch länger und  kostete zusätzlich Geld in der Programmierung. Es gab noch weitere Probleme. E-Mail Vorlagen konnten erst gar nicht erstellt werden. Die bis dato verwendete Lösung im Vorlagenmanagement war eine Eigenentwicklung, basierend auf Visual Basic, die mittlerweile bereits 10 Jahre im Einsatz war und den aktuellen Anforderungen nicht standhalten konnte.

Die Anforderungen an das neue System: einfacher und effizienter

Das neue Vorlagenmanagement-System sollte vor allem eine Vereinfachung in der Verwaltung und im Umgang mit den Unternehmens-vorlagen bringen. Weitere Anforderungen waren die Steigerung der Prozess-Effizienz sowie eine Reduktion der „Unterhaltskosten“ bei den Vorlagen. Und natürlich musste ein einheitliches Corporate-Design im Innen- und Außenauftritt der Gruppe gewährleistet sein.

Galenica entscheidet sich für DOCUNIZE™. Aus gutem Grund.

Schweizer Gründlichkeit – das galt auch bei der Evaluierung und Auswahl des zukünftigen Vorlagenmanagement-Systems. Ein Team, bestehend aus Kommunikationsverantwortlichen der Galenica Gruppe und Vifor Pharma sowie IT-Verantwortlichen prüfte mehrere Systeme auf „Herz und Nieren“. Der Evaluierungsprozess erstreckte sich über 4 Monate. Letztendlich fiel die Entscheidung auf DOCUNIZE™. Und das aus gutem Grund.

DOCUNIZE™ deckte die umfassenden Anforderungen der Gruppe am besten ab. Neben der einfachen Bedienung für Endanwender punktete DOCUNIZE™ durch eine zentrale Management-Konsole, die für einen optimalen Überblick sorgt. Die inkludierte Webapplikation ermöglicht den Download der Vorlagen über Tablet. Selbst Gesellschaften außerhalb der Schweiz, die nicht angebunden sind, können über diesen Weg auf die Vorlagen zugreifen.  Außerdem sind Reportingfunktionen wie z. B. Nutzungsstatistiken integriert.  Auch das gute Preis-/Leistungsverhältnis von DOCUNIZE™ überzeugte.

Reduktionsweltmeister: Von 6000 Vorlagen auf 14 Master-Templates

Die Galenica ist ein sehr gutes Beispiel für den Vorlagenmultiplikator-Effekt. Aus einer überschaubaren Anzahl von Unternehmensvorlagen wie Brief, Fax, Rechnung, Angebot  etc. entsteht durch die Vielfalt an Standorten, Sprachversionen und Logovarianten ein stattliches Vorlagenaufkommen von  ca. 6000 Vorlagen. Durch die DOCUNIZE™ Snippet-Technologie gelang es, Tausende von Vorlagen auf 14 Master-Templates zu reduzieren. Das Ergebnis: Der Pflegeaufwand verringert sich beträchtlich und die Aktualisierung von Vorlagen erfordert nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit.

System & Services – alles aus einer Hand

Neben der Implementierung von DOCUNIZE™  unterstützte die COC AG, Hersteller von DOCUNIZE™, auch bei der Vorbereitung und Migration der Vorlagen. „Ein angenehmer Zusatznutzen war das Know how im Bereich PowerPoint“, meint Frau Codourey. „Hier half eine Expertin der COC beim Aufbau der neuen PowerPoint Präsentation sowie bei der Erstellung der Word Basis-Templates. Ergänzend dazu gab es eine Web-Schulung zum Thema  „Die modernisierte PowerPoint Vorlage: Tipps & Tricks zum Arbeiten mit der neuen Vorlage“.

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DAS FAZIT:

Christine Codourey, Verantwortliche für elektronische Medien in der Galenica Gruppe

„Mit DOCUNIZE™ gelang eine erhebliche Steigerung der Prozess-Effizienz bei der Anpassung von Vorlagen und eine entsprechende Kosten-reduktion im Unterhalt. So konnten wir das immense Vorlagenaufkommen von ca. 6000 Vorlagen auf überschaubare 14 Master-Templates reduzieren. Insgesamt kann man sagen, dass DOCUNIZE™ die Verwaltung der Vorlagen innerhalb der Gruppe stark vereinfacht hat und einen wichtigen Beitrag zum einheitlichen Auftritt von Galenica wie auch der Gesellschaften der Gruppe geliefert hat.“

ECKDATEN GALENICA

Ca. 7800 Mitarbeiter in der Galenica Gruppe, davon ca. 3200 Vorlagen-User
ca. 50 Geschäftsstellen weltweit
Vorlagen in 12 verschiedenen Sprachen
Mehr als 6000 Vorlagen, nach Einführung von DOCUNIZE™ reduziert auf 14 Master-Templates
Microsoft Word, Excel und PowerPoint Vorlagen, Outlook Signaturen
Customizing: Dynamisierung der PowerPoint Vorlagen