DURCHGÄNGIGE CI BEI VORLAGEN

HILFE FÜR BRÜDER INTERNATIONAL E.V. SETZT AUF VORLAGENMANAGEMENT-SYSTEM DOCUNIZE™

Auch Hilfsorganisationen brauchen Hilfe! Zumindest wenn es um professionelle Software-Tools geht. Seit Mitte 2012 setzt Hilfe für Brüder International zusammen mit ihren Partner-Organisationen Christliche Fachkräfte International und Co-Workers International das professionelle Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ ein. Ca. 30 Mitarbeiter greifen somit auf die jeweils aktuellen Vorlagen zu.

Die 3 Organisationen verteilen sich auf 2 Standorte in Stuttgart. Jede Organisation hat ein eigenes Logo, einen eigenen Briefkopf. Die Vorlagen sind deutsch und englisch verfügbar. Derzeit sind über 20 Vorlagen im Einsatz. Tendenz steigend.

Vorher – Uneinheitliches Erscheinungsbild nach außen
„Es gab in der Vergangenheit immer wieder Versuche, die Vorlagen einheitlich abzulegen und den Zugriff entsprechend zu ermöglichen. Dennoch hat sich in den vergangenen Jahren fast jeder Mitarbeiter seine eigene Sammlung von Worddokumenten als Vorlagen zurecht gelegt und verwendet. Die Konsequenz: Die verschickten Dokumente vermittelten ein recht unterschiedliches Erscheinungsbild. Für unsere Standardbriefköpfe hatten wir ein Tool im Einsatz, das aber nicht die gewünschte Stabilität aufwies“, erinnert sich Herr Menne.

Als das Erscheinungsbild der Dokumente zunehmend auseinander driftete, wurde die Notwendigkeit einer Zusammenführung immer offensichtlicher. Im Zuge der Umstellung der Einzelplatzrechner mit Windows XP und Office 2003 auf eine Terminalserverumgebung mit Office 2010 beschloss man, auch ein übergreifendes Vorlagenmanagement-System  einzuführen.

Mit dem neuen System sollten die Mitarbeiter entlastet werden und ein anwenderfreundlicher Zugang zu einheitlichen, organisationsübergreifenden Vorlagen geschaffen werden. Ideales Einsatzgebiet für DOCUNIZE™, das Vorlagenmanagement-System der COC AG.

Anspruchsvoll: Die Anforderungen an das System
Kurz war sie nicht, die Anforderungsliste für das künftige System. Von der einfachen Bedienbarkeit, über Multi-Language-, Mandanten- und Terminalserverfähigkeit bis hin zur Offline-Verfügbarkeit der Vorlagen. Auch eine Integration in Outlook sollte möglich sein, um ein einheit-liches Erscheinungsbild der Signaturen zu gewährleisten.
Auf Basis dieser Kriterien wurden 3 verschiedene Systeme verglichen. Die Entscheidung fiel auf DOCUNIZE™.
Für DOCUNIZE™ sprach u. a. das schnelle, einfache Finden der Vorlagen, sehr wichtig insbesondere für neue Mitarbeiter. Beeindruckend war darüber hinaus das unkomplizierte Handling und dass in Outlook für jeden Nutzer eine werkskonforme Signatur bereitgestellt werden konnte.

Reibungslos: DOCUNIZE™ Testing & Rollout
Die Einführung des Systems verlief unspektakulär. Zunächst wurde DOCUNIZE™ auf einem noch nicht freigegebenen Terminalserver getestet. In dieser Phase wurden die zentral wichtigen Vorlagen erstellt. Ganz wichtig war die kontinuierliche Information der Mitarbeiter über den Umstell-Prozess. Eine wichtige Voraussetzung, um eine größtmögliche Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen.

Vorher – Nachher: Der Unterschied ist deutlich!
“Das CI der einzelnen Werksteile möglichst durchgängig und mitarbeiterfreundlich in den Arbeitsalltag zu integrieren – das war das  Ziel bei der Einführung von DOCUNIZE™. Erreicht haben wir aber noch einiges mehr“,  resümiert Michael Menne.

  • Einsatz von Word-, Excel- und PowerPoint Vorlagen möglich
  • Automatisches Generieren von Outlook-Signaturen ist möglich
  • Vorlagen sind auch für neue Mitarbeier schnell auffindbar
  • Die Vorlagenerstellung funktioniert schnell und einfach
  • Anwenderbezogene Daten können integriert werden
    Ausweitung der Vorlagen auf weitere Sprachen problemlos
  • Vorlagen sind auch offline verfügbar

„Klassenziel“ dank DOCUNIZE™ bestens erreicht!

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DAS FAZIT:

Michael Menne, Projektmanager und Leiter des Bereiches IT bei Hilfe für Brüder International e.V.

“Gerade im Hinblick auf unsere international ausgerichtete Arbeit unterstützt uns die übersichtliche Bereitstellung von Vorlagen in mehreren Sprachen sehr. Dazu trägt auch der einfach zu bedie-nende Vorlagenfilter wesentlich bei.  Mit DOCUNIZE™ steht uns nun ein komfortables System zur Verfügung, mit dem wir für die verschiedenen Abteilungen die für sie relevanten Vorlagen bereitstellen können. Und das für drei Organisationen gleichzeitig.”

Hilfe für Brüder International e.V. unterstützt weltweit christliche Initiativen durch finanzielle Hilfe. Christliche Fachkräfte International e.V. entsendet weltweit Fachkräfte, die einheimische evangelische Kirchen und christliche Organisationen in ihrem Dienst vor Ort unterstützen. Co-Workers International unterstützt einheimische Kirchen, Entwicklungshelfer und Missionare weltweit in ihrem geistlichen Auftrag. Seit 1984 sind die Organisationen mit Sitz in Stuttgart tätig.