DOCUNIZE™ BEI DER IHK REGION STUTTGART

MIT WENIGEN KLICKS ZUR RICHTIGEN VORLAGE – SO GEHT VORLAGENMANAGEMENT HEUTE

Modern, innovativ und in einer Traumlage – so präsentiert sich das neue Gebäude der IHK Region Stuttgart. Zentral gelegen, nur wenige Gehminuten zum Stuttgarter Hauptbahnhof und gleichzeitig mit freiem Blick auf die Weinberge.

Nicht weniger fortschrittlich ist man bei der IHK Region Stuttgart, was das Thema Vorlagenmanagement anbetrifft. Dienst am Anwender, am internen Kunden – so könnte man die Motivation der IHK Region Stuttgart zusammenfassen, die zur Einführung eines professionellen Vorlagenmanagement-Systems geführt hat. Die Initiative ging von der IT aus.

Herr Florian Bartl ist seit Mitte 2014 System-Administrator bei der IHK Region Stuttgart. Er ist dort sowohl für die Netzwerkadministration als auch für den User-Helpdesk zuständig. Eines der ersten Projekte, die ihm sein Chef und neuer Arbeitgeber in Auftrag gab, war die Suche, Evaluierung und anschließende Implementierung eines Vorlagenmanagement-Systems.

Die Ausgangssituation – viele Klicks zur passenden Vorlage
Bei der IHK Stuttgart und ihren Bezirkskammern sind insgesamt 56 Vorlagen – hauptsächlich Word-Vorlagen – im Einsatz. Alle Vorlagen sind in deutscher Sprache.

“Vorher waren sämtliche Vorlagen auf einem zentralen Netzlaufwerk abgelegt und einige der Word-Vorlagen mit einem Makro versehen. Bis man zur gewünschten Vorlage kam, waren viele Klicks notwendig. Komfortabel für die Anwender war das nicht”, so beschreibt Florian Bartl die Situation vor Einführung von DOCUNIZE™.

So machte er sich auf die Suche nach einer professionellen Lösung und wurde auch schnell fündig.

Zielgerichtet zum “richtigen” System
Florian Bartl ging absolut pragmatisch an die Aufgabe heran. Vorlagenmanagment-Software in Google eingegeben und schon stieß er auf DOCUNIZE™. Bei der Durchsicht der Produktbeschreibung bzw. der angebotenen Features erschien ihm das Konzept, die Funktionsweise von DOCUNIZE™ einleuchtend und für die Bedürfnisse der IHK Region Stuttgart absolut geeignet.
Natürlich hat man sich auch die Produkte von Wettbewerbern angesehen. Doch bei keinem anderen System war die Bedienung so einfach und selbsterklärend wie bei DOCUNIZE™.

Auch die nächsten Schritte erfolgten “Schlag auf Schlag”. Produktpräsentation per Web, der gute erste Eindruck blieb erhalten und DOCUNIZE™ setzte sich gegenüber den Wettbewerbsprodukten durch.

Implementierung, Rollout, Schulung – alles im Schnelldurchgang
Ende 2014 fiel die Entscheidung, DOCUNIZE™ einzuführen. Im Januar 2015 fiel der Startschuss. Zunächst wurde das System in einem Testlauf eingesetzt. Dazu wurden in den einzelnen Bezirkskammern Test-User ausgewählt, die den Einsatz von DOCUNIZE™ prüften. Die eigentliche Testphase dauerte lediglich 2 Wochen. Bereits im April 2015 wurde DOCUNIZE™ live geschaltet.

Eine Schulung der User war laut Herrn Bartl nicht notwendig, da das System doch sehr selbsterklärend ist. Es reichte eine kurze Einweisung per E-Mail und die Anwender kamen von Anfang an gut zurecht.

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DAS FAZIT:

Florian Bartl, Projektleiter und treibende Kraft der Einführung des Vorlagenmanagement-Systems DOCUNIZE™ bei der IHK Region Stuttgart:

“DOCUNIZE™ wird von den Usern gut angenommen und genutzt. Der Grund: Das Arbeiten mit den Vorlagen geht schneller und einfacher. Gleichzeitig mit Einführung von DOCUNIZE™ wurde das Netzlaufwerk, auf dem die Vorlagen vorher abgelegt waren, geschlossen. Das “motiviert” natürlich auch, das neue System zu verwenden. Auf jeden Fall: Ziel erreicht!”

IHK REGION STUTTGART

Die Industrie- und Handelskammer Region Stuttgart gehört zu den größten IHKs in Deutschland. Sie vertritt die Interessen der Unternehmen gegenüber politischen Verantwortungsträgern und verfügt über ein breites Dienstleistungs- und Weiterbildungsangebot. Ziel ist die Durchsetzung guter Rahmenbedingungen für freies unternehmerisches Handeln. Die IHK Region Stuttgart beschäf-tigt 450 Mitarbeiter in Stuttgart und den Bezirkskammern Rems-Murr, Böblingen, Esslingen-Nürtingen, Göppingen und Ludwigsburg.