VORLAGEN STRENG NACH COMPLIANCE – CI GETREU UMGESETZT

Vorlagenmanagement bei LeitnerLeitner

Vorlagen. Manche nehmen´s genau. So wie bei LeitnerLeitner, einem führenden Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Österreich und CEE (Zürich, Slowakei, Ungarn, Slowenien, Kroatien, Serbien und Bosnien). Das hat gute Gründe. Neben den herkömmlichen Vorlagen wie Brief, Fax, Angebot etc. verwendet das Unternehmen auch Antragsvorlagen für das Finanzamt, Vollmachtsformulare etc. Fehler und Unkorrektheiten kann man sich in dieser Branche nicht erlauben.

Bei LeitnerLeitner sind etwa 150 Vorlagen im Einsatz, ein nicht unerheblicher Teil davon in mehreren Sprachausführungen bzw. spezifisch angepasst für die verschiedenen Standorte. Durch diesen „Multiplikator“ liegt der Gesamtvorlagenbestand bei etwa 500-600 Vorlagen.

Wenn Vorlagen zu ändern oder neue zu erstellen waren, musste die IT ran. Denn die VBA-Makros, mit denen die Vorlagen erstellt waren, erschwerten nicht nur eine schnelle Anpassung, sondern waren außerdem Spezialistensache. Jede Vorlage musste von der IT programmiert werden, das belastete die personellen Ressourcen in der IT. Das sollte und durfte kein Dauerzustand werden.

Die schnelle Suche nach dem richtigen System
Im August 2008 wurde schließlich der Leidensdruck zu groß. Das bestehende Word-Makro-System war einfach nicht mehr wartbar, das System war an seine Grenzen gestoßen.
Herr Grabner, Leiter der IT, ging ganz pragmatisch an die Suche nach dem geeigneten Tool. Über Google und den Microsoft Solution Finder wurde er schnell fündig. DOCUNIZE™ schien das System zu sein, das alle zentralen Anforderungen an ein Vorlagenmanagement-System bei LeitnerLeitner erfüllte:

  • Offline-Verfügbarkeit: Die Mitarbeiter können von unterwegs oder vor Ort beim Klient auf die aktuellen Vorlagen zugreifen.
  • Verteilbarkeit: Neue oder geänderte Vorlagen müssen schnell für alle Mitarbeiter an allen Standorten verfügbar sein.
  • Einfach im Handling: Die Mitarbeiter mussten in der Lage sein, ohne aufwändige Schulung mit dem System zu arbeiten.

Schnelle Implementierung – kurze Einweisung – sofort produktiv

Der gute erste Eindruck sollte sich bewahrheiten. DOCUNIZE™ er-füllte die Anforderungskriterien –  ausnahmslos. Nach abgeschlossenem Marktscreening entschied sich Herr Grabner, DOCUNIZE™ “live” in Augenschein zu nehmen und vereinbarte kurzerhand mit der COC AG einen Präsentationstermin.
Das Ergebnis – Herr Grabner fasst es kurz und prägnant zusammen – “es hat einfach gepasst.” Ganz interessant und sympathisch fand Herr Grabner auch die räumliche Nähe des Herstellers. Denn für eine weitere Zusammenarbeit – beispielsweise bei spezifischen Systemanpassungen – sind kurze Wege auch im Elektronikzeitalter immer noch von Vorteil.

Vom Test bis zum Final Rollout in nur 30 Tagen
Der Rollout von DOCUNIZE™ ging schnell und unspektakulär vonstatten. Nach der Implementierung des Systems durch einen Entwickler der COC AG – 1 Tag vor Ort – wurde Ende Februar 2009 eine Testgruppe mit 10 Usern aus den einzelnen Fachbereichen zusammengestellt. Innerhalb eines Monats konnten Testphase und Rollout abgeschlossen werden. Zum 30.03.09 arbeiteten bereits alle Mitarbeiter mit DOCUNIZE™.

Anpassungen inklusive
Dass die Entscheidung für DOCUNIZE™ goldrichtig war, zeigte sich auch bei der Anbindung des CRM an das Vorlagen-management-System. Die COC AG verfügt über ein eigenes Entwicklungsteam, das die benötigte Schnittstelle schnell und unkompliziert programmierte. Auch zukünftige Customizings können so jederzeit „aus einer Hand“ mitgeliefert werden.

Arbeiten mit DOCUNIZE™ – ein “Spaziergang”
Einfach zu bedienen. Dieser Kernanforderung wurde DOCUNIZE™ weit mehr als nur gerecht. Für die Anwender genügte eine Schulung per Infoblatt, die Sekretariate bekamen eine Einweisung, die aber mehr informativen denn Trainingscharakter hatte. Der 1-tägige Adminstrator Workshop beinhaltete in erster Linie die Aufbereitung der Vorlagen für DOCUNIZE™. Ohne weitere Unterstützung konnte LeitnerLeitner die Vorlagen für DOCUNIZE™ selbstständig aufbereiten.

Mit DOCUNIZE™ verfügt Leitner Leitner heute über eine professionelle Lösung, die standortübergreifend von Linz bis Zagreb effizient und zentral den Einsatz der Office-Vorlagen steuert.

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DAS FAZIT:

IT-Leiter Wolfgang Grabner, LeitnerLeitner, begrüßt die Einführung von DOCUNIZE™:

“In unserer Branche kann es sich keiner leisten, dass z. B. Anträge ans Finanzamt nicht streng nach Compliance erfolgen. Außerdem legen wir bei LeitnerLeitner hohen Wert auf eine durchgängige CI.
DOCUNIZE™ ist das System, mit dem wir sicherstellen, dass unternehmensweit immer nur die aktuellen und layout-technisch freigegebenen Vorlagen in Verwendung sind.
Außerdem kann jetzt unsere Marketingabteilung Vorlagen eigenständig erstellen und einstellen. Marketing ist damit unabhängiger geworden und die IT-Abteilung wurde gleichzeitig entlastet.”

LeitnerLeitner ist eine der maßgebenden Sozietäten von Steuerberatern
und Wirtschaftsprüfern in Zentral- und Osteuropa mit 38 Partnern und
rund 200 Berufsträgern.Mit unseren Partnergesellschaften in vielen Ländern Zentral- und Osteuropas sind wir in der Region fest verwurzelt. Unsere Experten
arbeiten nicht nur grenzüberschreitend, sondern auch fachlich
interdisziplinär, aktueller Wissenstransfer wird jeden Tag aktiv gelebt.
Wir betreuen internationale Konzerne, Familienunternehmen, Banken,
Stiftungen, M&A-Transaktionen, Private Equity und Venture Capital
Gesellschaften ebenso wie Klein- und Mittelbetriebe und Körperschaften
öffentlichen Rechts.
Die 1959 gegründete Sozietät mit Hauptsitz in Linz beschäftigt ca. 650 Mitarbeiter an 10 Standorten in 8 Ländern.