DOCUNIZE™ BEI PABST TRANSPORT

ANSPRUCH AUF BESTLEISTUNG AUCH BEI VORLAGENMANAGEMENT

Wir liefern Bestleistung“. Mit diesem Leistungsversprechen behauptet sich das Familienunternehmen Pabst Transport seit mehr als 60 Jahren erfolgreich am Markt. Der Anspruch auf Bestleistung gilt aber auch, wenn es um die Auswahl der intern eingesetzten Arbeitswerkzeuge geht. So auch in punkto Vorlagenmanagement-System.

Das mittelständische Unternehmen mit Sitz in Gochsheim – im logistischen Herzen Deutschlands – deckt alle Teilbereiche der komplexen Logistikkette, angefangen bei der Beschaffungslogistik über die Distributionslogistik bis hin zur Lagerung, ab. Mit den beiden Geschäftsfeldern Transport und Lagerlogistik hat sich das Unternehmen auch für die Zukunft krisensicher positioniert. Der Auslöser: Zu hoher Administrationsaufwand

Der Auslöser: Zu hoher Administrationsaufwand

Ausgelöst wurde die Anforderung nach einem professionellen Vorlagenmanagement-System durch Andreas Wagner, der in Personalunion für IT/Organisation  und Qualitätsmanagement bei Pabst Transport verantwortlich ist. „Durch die wachsende Mitarbeiteranzahl hatten vor allem die persönlichen Vorlagen immer mehr zugenommen und damit einhergehend auch der administrative Aufwand. Im Zuge von Prozessoptimierungen wurden die Opportunitätskosten zur reinen Vorlagenadministration einfach zu hoch“, begründet Andreas Wagner die Entscheidung, für das Vorlagenmanagement eine software-gestützte Lösung zu beschaffen. Das zukünftige System sollte also den administrativen Aufwand verringern und gleichzeitig den Mitarbeitern eine komfortable Lösung an die Hand geben, um schnell auf die aktuellen Vorlagen zugreifen zu können.

Evaluierung – DOCUNIZE™ ist alternativlos

Der Evaluierungsprozess wurde sehr pragmatisch angegangen. Anhand einer Online-Recherche wurde nach passenden Lösungen gesucht. Das Ergebnis: Nur DOCUNIZE™ schien die entsprechenden Anforderungen zu erfüllen. Auch Partnerfirmen von Pabst Transport hatten zu dem Thema Vorlagenmanagement keine passende Lösung parat. So wurde ein Termin für eine DOCUNIZE™ Online-Präsentation vereinbart. Andreas Wagner berichtet von seinem ersten Eindruck: „Bei der Präsentation wurde direkt klar, dass DOCUNIZE™ eben genau das tut, was wir wollten. Somit war die Entscheidung recht schnell getroffen.“

Rekordverdächtig! Vom Erstkontakt bis zum Go live in nur 2 Monaten

Von der „schnellen Truppe“ – rasch entschieden, in Rekordzeit eingeführt. Vom Erstkontakt bis zum Einsatz von DOCUNIZE™ vergingen gerade mal 2 Monate. Möglich wurde das unter anderem, da es im Grunde keine wirkliche Alternative zu DOCUNIZE™ auf dem Markt gab und die Kaufentscheidung sehr schnell getroffen wurde. Auch bei der Implementierung wurde nicht lange gefackelt. „Wir sind ohne Testphase sofort live gegangen. Zuerst wurden alle allgemeinen Vorlagen integriert. Anschließend bekam jeder Mitarbeiter eine 20-minütige Kurzschulung und danach wurden auch die bereichsspezifischen Vorlagen des kompletten Unternehmens migriert“, fasst Andreas Wagner zusammen.

Der Vorlagenmanagement-Prozess bei Pabst Transport

Der bestehende Vorlagenmanagement-Prozess musste aufgrund der Einführung von DOCUNIZE™ im Prinzip nicht anders organisiert werden. Die Erstellung der Vorlageninhalte erfolgt nach wie vor direkt in den jeweiligen Fachabteilungen. Nach Freigabe der Inhalte werden Optik und Form der Vorlagen über Herrn Wagner festgelegt, umgesetzt und freigegeben.
Bei Pabst Transport ist Cloud Computing im Einsatz. Dank der Cloud ready Funktionalität von DOCUNIZE™ können die Mitarbeiter von überall aus online auf die aktuellen Vorlagen zugreifen.

Ziele für die Zukunft

Derzeit werden die Mail-Vorlagen bei Pabst Transport noch über ein anderes Programm gesteuert. Eine Integration dieser Mail-Vorlagen in DOCUNIZE™ – nach dem „Vorbild“ der Word-, Excel und PowerPoint Vorlagen – steht auf der  Wunschliste ganz oben.
Geplant ist für die Zukunft auch eine Integration solcher Vorlagen, für die nur bestimmte Mitarbeiter eine Zugriffsberechtigung haben sollen.
Aktuell besteht eine Schnittstelle von DOCUNIZE™ zur Active Directory. Vorstellbar für die fernere Zukunft ist eine Anbindung an die Speditions-Software des Unternehmens.

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DAS FAZIT:

Andreas Wagner, Bereichsleiter IT/Organisation und Qualitätsmanagement bei Pabst Transport

„Unsere Hauptanforderung für das neue System war es, den administrativen Aufwand zur Verwaltung und Aktualisierung von Vorlagen auf ein Minimum zu reduzieren. Das ist mit DOCUNIZE™ geglückt.
Wir haben bisher ca. 300 Vorlagen im Einsatz. Hier ist die Tendenz aber noch steigend, da es nun mit DOCUNIZE™ wesentlich einfacher und komfortabler ist, persönliche Vorlagen anlegen und auch aktuell halten zu können. Abschließend kann ich sagen: Von der Einführung über die Implementierung und das Arbeiten mit DOCUNIZE™ hat alles ganz reibungslos geklappt.”

ECKDATEN PABST TRANSPORT

Ca. 570 Mitarbeiter, davon ca. 120 Vorlagen-User

Standort in Gochsheim, Betriebsstätte in Kürnach und 17 Außenstandorte deutschlandweit verteilt
Ca. 300 Vorlagen, Tendenz steigend

Microsoft Word und Excel Vorlagen, PowerPoint Vorlagen werden noch integriert

Online-Zugriff auf Vorlagen über die Cloud – dank cloud ready Funktionalität von DOCUNIZE™