WILDWUCHS ADÉ – WILLKOMMEN DOCUNIZE™

DIE NEUE ÄRA IM VORLAGENMANAGEMENT DER XMEDIA HAT BEGONNEN

Diverse Briefvorlagen, Faxe, Firmen- und Meetingpräsentationen, Projektanträge, Mitarbeiterformulare, diverse Vorlagen aus dem IT-Bereich, Memos etc. hat die Xmedia AG im Einsatz. Die üblichen Vorlagen eben, mit denen fast alle Unternehmen arbeiten. Auch die Anzahl an Vorlagen ist nicht „untypisch“ hoch. Was veranlasst also ein Unternehmen wie Xmedia, ein professionelles Vorlagenmanagement-System einzuführen?

Die Xmedia AG ist eine Full Outscourcing Anbieterin für sämtliche kommerziellen oder administrativen Internet-Plattformen. Xmedia konzipiert, entwickelt und unterhält beispielsweise die Marktplätze der Scout24 Schweiz AG.

Die Evaluierungsphase
Mit diesem Zielprofil machte man sich bei Xmedia im Juni 2008 an die Recherche nach einem geeigneten System. „Dank Google“, so Herr Grand, stieß man bei der Suche schnell auf DOCUNIZE™, eine Eigenentwicklung des IT-Dienstleisters COC AG. Auch 2 Wettbewerber wurden detailliert unter die Lupe genommen.

Im Juli 2008 begutachtete Xmedia das System erstmals „live“ – via Web. In einer 2-stündigen Präsentation wurden Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten von DOCUNIZE™ detailliert erläutert und konkret auf die Einsetzbarkeit bei Xmedia hin beleuchtet. Die einfache Handhabung für Anwender und Administratoren, die Flexibilität, die Mandantenfähigkeit sowie die Snippets-Technologie, mit der Anpassungen bzw. Aktualisierungen in einer Vielzahl von Vorlagen schnell und hocheffizient umzusetzen sind,  überzeugte die Schweizer.

Ausschlaggebend aber war letztendlich die Office 2007 Kompatibilität, da Xmedia in naher Zukunft Office 2007 einsetzen wird und DOCUNIZE™ damit die gewünschte „Zukunftssicherheit“ vorweisen konnte.

Die Einführung von DOCUNIZE™
Nachdem die Entscheidung für DOCUNIZE™ gefallen war, entschloss man sich bei Xmedia für eine Testinstallation. Herr Schmidt als verantwortlicher Projektleiter bei COC führte vor Ort die Installation durch und instruierte die Verantwortlichen auf Technik-/Administrationsseite über die Bedienung des Systems.
Ein Teil des Einführungsworkshops bezog sich auf die Anpassung der bestehenden Vorlagen für DOCUNIZE™.

Insgesamt genügte ein Zeitrahmen von 2 Tagen für Installation und Einführung in DOCUNIZE™ –  ein klares Indiz für die Einfachheit und Komfortabilität des Systems. Auch das Projektteam bei Xmedia kam von Anfang an gut mit dem Handling von DOCUNIZE™ zurecht. Nach einer kurzen Testphase konnte der Gesamt-Rollout vonstatten gehen.
Durch die intuitive Bedienbarkeit von DOCUNIZE™ war eine separate Schulung der Anwender nicht notwendig. Die mitgelieferte Systemdokumentation reichte völlig aus.

Vom Zeitpunkt der Kaufentscheidung bis zum finalen Roll-Out waren gerade mal 2 Monate vergangen. Schnelle Leistung!

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FAZIT:

Projektleiter Marc Grand, Xmedia, zieht ein positives Fazit

Die Vorlagen unseres Unternehmens sind zentral abgelegt. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Dokumente und verwendet diese. Die Erstellung der Dokumente ist kinderleicht mit dem Admin Interface zu tätigen. Die bevorstehenden Redesigns der Logos werden ganz einfach via Snippets erledigt. Somit müssen die Dokumente nicht einzeln bearbeitet werden. Dank DOCUNIZE sind unsere internen Abläufe der Dokumentenvorlagen vereinfacht worden.

Zusammenfassend möchte ich es so ausdrücken: Wildwuchs adé, welcome DOCUNIZE.

Die Xmedia AG ist eine Full Outsourcing Anbieterin für sämtliche kommerziellen oder administrativen Internet Plattformen. Xmedia konzipiert, entwickelt und unterhält z. B. die Marktplätze der Scout24 Schweiz AG. Darüber hinaus ist das Unternehmen für die Entwicklung der Rubrikenmarktplätze der Ringier Gruppe in Osteuropa zuständig. Die 1995 gegründete Firma hat ihren Sitz in Flamatt (Schweiz), unterhält einen weiteren Standort in Kroatien und beschäftigt derzeit ca. 65 Mitarbeiter.