DOCUNIZE™ BEI TEVA

VORLAGENMANAGEMENT – DA GIBT´S DOCH WAS VON DOCUNIZE™

Alles daran zu setzen, Medikamente von höchster Qualität weltweit zur Verfügung zu stellen und damit die Lebensqualität der Patienten deutlich zu erhöhen, ist der Anspruch des Arzneimittelunternehmens Teva. Mit ratiopharm als Deutschlands absatzstärkster Marke blickt Teva allein in Deutschland auf mehr als 100 Jahre Erfahrung in der Pharmaproduktion.

Beim Thema Vorlagenmanagement hatte die Teva einen Schmerz, den man nicht mit einem Medikament aus dem eigenen Haus beheben konnte. Hier sorgte das Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ der COC AG für gute Besserung. Und das ebenfalls bei guten Preisen.

Seit 2010 ist die Arzneimittelmarke ratiopharm Teil des weltweit agierenden Teva Konzerns.
Sitz ist Ulm. Weitere Standorte gibt es in Berlin und Blaubeuren/Weiler. In Deutschland beschäftigt Teva rund 3.100 Mitarbeiter. Etwa 1.600 der Mitarbeiter in Deutschland arbeiten in der Produktion und Qualitätssicherung.

Die Ausgangssituation – viele User, viele Vorlagen, mehrere Logos
Mehrere Standorte und hunderte von Unternehmensvorlagen- in dieser Konstellation war das Thema Vorlagenmanagement seit jeher präsent. Man konnte sich schnell mal vertun und viele Daten manuell abändern etc.

Bei der Umstellung auf Office 2010 reifte dann der Entschluss, dass man auch im Bereich Vorlagenmanagement eine professionelle Lösung benötigte.
Treiber und Verantwortliche des Projekts waren Michaela Kläb, IT Manager Training & MS Office Support und Claudia Angele, IT Senior Support Engineer. „Mehr als 500 Vorlagen, in Word, Excel und PowerPoint, verschiedene Standorte, Vorlagen in Deutsch und Englisch, …der Aufwand bei Änderungen an den Vorlagen ist einfach explodiert“, so Michaela Kläb zur Ausgangssituation.

Ein Vorlagenmanagement existierte auch vor Einführung von DOCUNIZE™ bereits. Allerdings waren damals alle Vorlagen in einem Verzeichnis mit entsprechenden Unterordnern gelistet, auf die die jeweiligen Abteilungen Zugriff hatten. Um den Usern die Arbeit mit den Vorlagen zu erleichtern, wurden auch entsprechende Makros erstellt, damit eine automatische Befüllung der Vorlagen z. B. mit Signaturdaten möglich war.

Kompetenz entscheidet – schon bei der Präsentation
Bei der Suche nach einem geeigneten System setzte man auf persönliche Empfehlungen aber auch auf die Google Suche. Im Endeffekt wurden dann drei Produkte näher in Augenschein genommen, eines davon war DOCUNIZE™. Überzeugt hat letztendlich dann aber DOCUNIZE™ – nicht allein aufgrund der gebotenen Features bzw. dem einfachen Handling. Mit entscheidend war die Kompetenz bei der Produktpräsentation vor Ort. Hier hatte die COC AG zwei DOCUNIZE™ Entwickler – also ausgemachte Experten – zum Präsentationstermin geschickt. So konnten auch detaillierte und technische Fragen gleich vor Ort geklärt werden.

Schulung im ganz großen Ausmaß
Nach einer viermonatigen Testphase fand im November 2012 der „Go-Live” statt. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits ca. 1.500 Anwender in DOCUNIZE™ eingewiesen, die im Rahmen der Umstiegsschulung auf Office 2010 als integrierten Trainingsbaustein die DOCUNIZE™ Schulung absolviert hatten.

Und die Zukunft?
Frau Kläb und Frau Angele haben noch einiges vor. „Zum einen sollen mittelfristig auch die HR-Vorlagen in DOCUNIZE™ integriert werden. Die Voraussetzungen dafür – eine Zugriffsbeschränkung auf bestimmte Gruppen – bietet DOCUNIZE™ bereits. „Unsere Wunschliste wird auch in Zukunft weiter wachsen. Gut, dass sich DOCUNIZE™ laufend weiterentwickelt und somit unsere Anforderungen erfüllt werden.“
Und so heißt es immer wieder mal: Gibt´s da nicht auch was von DOCUNIZE™?

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DAS FAZIT:

Claudia Angele, Michaela Kläb, Teva.

„Dreh- und Angelpunkt ist immer die Zufriedenheit des Anwenders. Wenn der User mit dem System nicht zurechtkommt, wenn es ihm seine Arbeit nicht vereinfacht, dann wird ein Werkzeug auch nicht genutzt.
DOCUNIZE™ vereinfacht das Arbeiten mit Vorlagen, spart Zeit, indem die Profildaten automatisch in die Vorlagen einfließen. Kein Nacharbeiten, kein Korrigieren. Und ein versehentlicher Griff nach der falschen Vorlage ist auch weitgehend ausgeschlossen.”

TEVA – DIE ECKDATEN:

3.100 Mitarbeiter in Deutschland

ca. 2000 DOCUNIZE™ User

3 Standorte: Ulm, Blaubeuren/Weiler, Berlin

Mehr als 500 Vorlagen

Vorlagen in 2 Sprachen

Vorlagen in Microsoft Word, Excel und PowerPoint

Implementierungszeitraum:

Juli bis Oktober 2012

Testphase: 4 Monate