Funktionen im Detail:
Office 365 Template
Management

DOCUNIZE™: einfach Zeit für das Wesentliche

Mit einem Vorlagenmanagementsystem mehr Fokus auf das Wesentliche für alle Office Vorlagen

Kennen Sie das? Sie suchen eine Angebotsvorlage oder haben alle Vorlagen mit dem neuen Logo überarbeitet. Nun gibt es weitere Änderungswünsche vom Vorstand. Das bedeutet eine Reihe neuer Aufgaben: So müssen Sie die Änderungen nachziehen, bzw. sorgfältig nacharbeiten, um nicht Gefahr zu laufen, dass fehlerhafte Dokumentvorlagen in Umlauf geraten oder gar eingesetzt werden.

Zeitsparendes Vorlagenmanagement für Anwender und Redakteure
Ein ganzheitlicher Ansatz für das Office Vorlagenmanagement

Ganzheitliches Vorlagenmanagement: Hier spielen Gedanken zur Förderung der Marke, der Effizienz-verbesserung im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Vorgaben des Unternehmens und der Behörden eine wichtige Rolle.

Unterstützen kann Sie die integrierte Vorlagenmanagement Lösung DOCUNIZE™. Sie ist nahtlos in Microsoft Office integriert und basiert auf aktuellen Technologien.

So gestalten Sie Vorlagenmanagement Prozesse, wie die Erstellung, Änderung und Verteilung von Office Dokumenten, Spreadsheets, PowerPoint Folien wesentlich einfacher bzw. automatisieren diese. So erleichtern Sie den Anwendern mit DOCUNIZE™ die tägliche Arbeit. So minimieren Sie den Suchaufwand und sorgen für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach innen und außen.

Sie erfüllen Anforderungen der Geschäftsführung, des Marketings, der IT sowie Ihrer Kollegen zuverlässig, wie z.B. das Erstellen oder das Ändern von Dokumenten oder E-Mail Vorlagen. Ein weiterer Vorteil: Die Verteilung der neuen Vorlagen geht auch nach Änderungen mit wenigen Mausklicks.

So können sich Mitarbeiter wieder auf das konzentrieren, was bei der Arbeit mit Microsoft Office im Vordergrund stehen sollte: Die Arbeit an einfachen und überzeugenden Inhalten.

Office Vorlagenmanagement mit DOCUNIZE™ – den Fokus auf das Wesentliche

Mit DOCUNIZE™ bringen Sie das Office Template Management, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei der Office Arbeit in Einklang. Wie das geht?

Wir organisieren das Vorlagenmanagement mit seinen Vorlagen, Templates, Word-Dokumenten, PowerPoint Folien, E-Mail Vorlagen, Bildern etc. in modularen Elementen und halten diese in einer zentrat-len Datenbank. Diese Elemente sind nahtlos in Microsoft Office und deren Prozesse integriert. Damit machen Sie das Vorlagenmanagement zu einem verlässlichen Bestandteil Ihrer Wertschöpfungskette.

Das bietet Ihnen unsere Office Vorlagen Management Lösung DOCUNIZE™:

EFFIZIENT & FLEXIBEL

DOCUNIZE - DIE VORTEILE

Weniger Administrationsaufwand durch dynamische Vorlagen
Für Office Anwender – strukturiert und personalisiert Vorlagen

Mit DOCUNIZE™ lassen sich Vorlagen nach Geschäftsbereichen, Abteilungen und weitere Kategorien ordnen und somit einfacher auffinden. Mitarbeiter erhalten eine personalisierte Auswahl an Vorlagen angezeigt. Das erhöht die Transparenz und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand.

Dadurch, dass Informationen zentral abgelegt sind, können Prozesse automatisiert werden. Personalisierte, wiederkehrende Informationen, wie Namen, E-Mail, Telefon werden aus den Profilen oder dem Active Directory zur Erstellung von Dokumenten herangezogen, was die Erstellung qualitativ verbessert und beschleunigt.

  • Optimale Übersicht über Vorlagen – Filterung, Favoriten- und Suchfunktionen reduzieren Suchaufwand

  • Beschleunigte, automatisierte Erstellung von Briefen, PowerPoint Folien, E-Mails oder sonstigen Vorlagen-Dokumenten

Vorlagen erstellen mit Textbausteinen
Für Redakteure – schnelle und zentrale Pflege einheitlicher Vorlagen

Schluss mit Versionsfluten von nicht konformen Vorlagen! Mit DOCUNIZE™ vereinfachen und beschleunigen Sie Erstellungs-, Änderungs- und Verteilungsprozesse. Per Knopf-druck – und ohne Programmierkenntnisse erstellen Sie Dokumentbausteine und -vorlagen, die zeitlich gesteuert Ihren Kollegen zur Verfügung gestellt werden können. Mitarbeiter, egal von wo sie arbeiten haben mit DOCUNIZE™ stets aktuelle Vorlagen, legen neue Dokumente schnell und komfortabel an. Das reduziert

  • die Menge an Vorlagen und vermeidet Redundanzen und lästiges suchen

  • Fehler bei Nutzung/Verbreitung von nicht konformen Vorgaben

Für Administratoren – dynamische Inhalte ohne Programmierung

Mit DOCUNIZE™ erhalten Administratoren Möglichkeiten, dynamische Inhalte und Felder in die Dokumentvorlage zu integrieren – völlig ohne Programmierung. Vorlagen können so auf einfachste Weise Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des Standortes mitgegeben werden. Wahlweise kann dafür per integrierter Schnittstelle das ActiveDirectory angebunden werden, um Feldinhalte bereitzustellen.

Modulare Vorlagen mit Textbausteinen und Dokumentfeldern
  • VBA-Makrofreie Vorlagen, keine Programmierung für Erstellung und Pflege von Vorlagen mit dynamischen Inhalten

  • Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Pflege


Automatischer Datenabgleich für mobile Anwender

Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter ist DOCUNIZE™ ideal. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus.

Effizienter, effektiver und
strukturierter Zugriff auf Vorlagen

Ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien. Mitarbeiter steuern bei Bedarf Vorlagen-Zugriffe und Signaturen über Profile. So erhällt er genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt, die in seiner aktuellen Rolle relevant sind (z. B. wenn Sekretariate mehrere Funktions-bereiche bearbeiten/Signaturen benötigen).

Multilinguale
Fähigkeit für Vorlagensteuerung

DOCUNIZE™ ist ideal für international arbeitende Unternehmen. Dokument- und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich multilingual machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Und das ganz ohne Entwickler Fachwissen.


ZUKUNFTSSICHERHEIT

Zukunftssicherheit durch aktuelle Microsoft Technologie

Das Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ ist nahtlos in Microsoft Office integriert. Es basiert auf den neuesten Technologien von Microsoft und unterstützt Office Open XML Format (OOXML) für maximale Interoberabilität. Webbasierte Schnittstellen, erlauben die Integration des Vorlagenmanagements in weitere Applikationen, wie dem ERP-, dem CRM- oder dem DMS-Systems des Unternehmens. 

Architektur

DOCUNIZE™ erweitert Office, Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Datenbank basiert, optimierter offline Modus, reduzierter Netzwerk Traffic

Einfaches Deployment in Ihre IT-Infrastruktur

Optionaler Application Server für browserbasierten Zugriff

Microsoft Office 365

Systemvoraussetzungen

Office 2010, 2013, 2016, 2019
Office 365 Support im Semi-Anual-Channel

Kompatibel mit aktuellen Windows-Versionen, Citrix und Terminal-Server

SQL Server oder SQL Server Express

Reporting & Analyse, Replikation, Skalierbarkeit

Microsoft Windows

Integration

Webservice Schnittstellen (APIs)

Beliebige Anbindungen an
CRM- DMS- und ERP-Systeme
(z.B. SAP, Oracle)
sind auf Anfrage möglich.

Integration in Fachapplikationen

Microsoft .NET Framework

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