TOP GERÜSTET FÜR ERWEITERUNGEN!

VTU SETZT AUF DOCUNIZE™ ALS NEUES VORLAGENMANAGEMENT-SYSTEM

Ein Umfang von 20 Vorlagen lässt sich meist ohne Vorlagenmanagement-System verwalten. Wenn nun aber die meisten dieser Vorlagen mehrsprachig verfügbar sein müssen, dazu noch eine ganze Reihe von Standorten zu bedienen sind, dann bewegt sich der Gesamtvorlagenbestand plötzlich im mittleren dreistelligen Bereich!
So die Situation in der VTU Holding GmbH, einer Unternehmensgruppe mit Schwerpunkt auf die Planung von Industrieanlagen.
13 Standorte hat die Gruppe, verteilt auf fünf Länder. Die unternehmensspezifischen Vorlagen sind in den Sprachen deutsch, englisch und italienisch vorhanden.

Vorlagenmanagement hat Tradition bei VTU
VTU hatte bereits seit mehreren Jahren ein Vorlagenmanagement-System im Einsatz. Mit steigender Anzahl von Mitarbeitern, Standorten, Sprachen und damit auch Vorlagen konnte dieses System die inzwischen gestiegenen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Ein weiterer limitierender Faktor: Die bestehende Anwendung beschränkte sich auf die Bereitstellung von Word-Vorlagen. Kurz: Man war aus dem alten System einfach „rausgewachsen“ und ein neues musste beschafft werden.

Keinen Änderungsbedarf gab es dagegen beim internen Vorlagenmanagement-Prozess. Erstellung und Administration der Vorlagen liegen im Aufgabenbereich von Marketing & Kommunikation. Diese Abteilung sorgt auch dafür, dass alle Vorlagen den Corporate-Design-Richtlinien von VTU entsprechen. Die Entwicklung neuer Vorlagen bzw. die Weiterentwicklung bestehender Vorlagen passiert federführend im Qualitätsmanagement in Abstimmung mit der Stabstelle Marketing & Kommunikation. Die Freigabe wiederum erfolgt durch das Qualitätsmanagement.
Natürlich sollte das neue Vorlagenmanagement diesen Prozess reibungslos unterstützen und bedienen.

Oberstes Gebot: Kundenfreundlichkeit
Auswahlkriterien für das neue Vorlagenmanagement-System waren – neben der problemlosen Integrierbarkeit der bestehenden Vorlagen – die Multilanguage-Fähigkeit sowie eine unkomplizierte Vorlagenerstellung und -verwaltung für die Administratoren. Ein zentraler Punkt war auch der dynamische Aufbau der Vorlagen, damit gleichbleibende Textbausteine mehrfach verwendet werden können und somit nur einmal gepflegt werden müssen. Wichtigstes Kriterium war jedoch die Benutzerfreundlichkeit für die User. DOCUNIZE™ überzeugte in allen Punkten.

DOCUNIZE™ Rollout und Schulung – einfache Sache!
Der Rollout von DOCUNIZE™ erfolgte stufenweise. Nach der Erstellung der Vorlagen wurden diese von der Administration ausführlich getestet und – wo nötig – nachkorrigiert. Nach der Freigabe der Vorlagen wurde DOCUNIZE™ für eine zweiwöchige Testphase an 15 User ausgerollt, anschließend im gesamten Unternehmen.
DOCUNIZE™ funktioniert sehr selbsterklärend, auf eine Schulung aller Anwender konnte man verzichten. „Wir haben lediglich einen kurzen, zweiseitigen Leitfaden erstellt, den wir per E-Mail gemeinsam mit der Information über das Rollout von DOCUNIZE™ an die MitarbeiterInnen verschickt haben,“ erklärt Geschäftsführer Dr. Fröschl die Vorgehensweise. Für die Testphase war aus jedem Standort ein Testuser ausgewählt worden. Somit stand zum Zeitpunkt des Rollouts in jeder Niederlassung ein User, der die Anwendung bereits kannte, für kurze Fragestellungen zum Einstieg vor Ort zur Verfügung.

DOCUNIZE™ – mehr Funktionalität, mehr Komfort für den User
Die Einführung von DOCUNIZE™ bedeutete für VTU weit mehr als nur ein Wechsel des Systems. Neben der Erweiterung im Bereich der Excel- und PowerPoint-Vorlagen wurden per Customizing noch zusätzliche Funktionen und weit mehr Komfort für die Vorlagen-Verwender realisiert. Beispiel: In den Brief- und Angebotsvorlagen wurde eine Anbindung zum Outlook-Adressbuch geschaffen. Damit können die User den Empfänger über ihr Outlook-Adressbuch auswählen und Name und Adressdaten werden automatisch in die Vorlage übernommen. Das spart Zeit an jedem einzelnen Arbeitsplatz!

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DAS FAZIT:

Dr. Friedrich Fröschl, Geschäftsführer für Finanzen und Personal, VTU Holding GmbH

“Ausschlaggebender Punkt bei der Entscheidung für DOCUNIZE™ war die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Für uns war wichtig, die Hemmschwelle für die MitarbeiterInnen, das Vorlagenmanagement-System zu verwenden, so niedrig wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass mit den aktuellen Vorlagen gearbeitet wird. Darüber hinaus wird DOCUNIZE™ unsere Anforderungen bei weiterem Unternehmenswachstum und steigender Anzahl von Vorlagen weiterhin erfüllen.”

Die Unternehmen der VTU-Gruppe sind Planer, Berater und Zulieferer für Prozessanlagen. Die Leistungen umfassen die Planung von Prozessanlagen, die Lieferung schlüsselfertiger Spezialanlagen, die Entwicklung neuer Verfahren sowie Software für Anlagenbetrieb und -abrechnung.
VTU wurde 1990 gegründet. Derzeit beschäftigt die Gruppe rund 250 hochqualifizierte Mitarbeiter mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland, Italien, der Schweiz und Rumänien.