Ein ganzheitlicher Ansatz für das Office-Vorlagenmanagement
Hier spielen Gedanken zur Förderung der Marke, der Effizienzverbesserung im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Vorgaben des Unternehmens und der Behörden eine wichtige Rolle.
Unterstützen kann Sie die Vorlagenmanagement Lösung DOCUNIZE™. Sie ist nahtlos in Microsoft Office integriert und basiert auf aktuellen Technologien.
Sie gestalten Vorlagenmanagement-Prozesse, wie die Erstellung, Änderung und Verteilung von Office Dokumenten, Spreadsheets, PowerPoint-Folien wesentlich einfacher bzw. automatisieren diese. Damit erleichtern Sie den Anwendern mit DOCUNIZE™ die tägliche Arbeit. Der Suchaufwand wird minimiert und Sie sorgen für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach innen und außen.
Sie erfüllen Anforderungen der Geschäftsführung, des Marketings, der IT sowie Ihrer Kollegen zuverlässig, wie z.B. das Erstellen oder das Ändern von Dokumenten oder E-Mail Signaturen. Ein weiterer Vorteil: Die Verteilung der neuen Vorlagen geht auch nach Änderungen mit wenigen Mausklicks.
So können sich Mitarbeiter wieder auf das konzentrieren, was bei der Arbeit mit Microsoft Office im Vordergrund stehen sollte: Die Arbeit an einfachen und überzeugenden Inhalten.
Zentrale Verwaltung für höchste Effizienz und Konformität
Kennen Sie das? Sie suchen eine Angebotsvorlage oder haben alle Vorlagen mit dem neuen Logo überarbeitet. Nun gibt es weitere Änderungswünsche vom Vorstand. Das bedeutet eine Reihe neuer Aufgaben: Sie müssen die Änderungen nacharbeiten, um nicht Gefahr zu laufen, dass fehlerhafte Dokumentvorlagen in den Umlauf geraten oder gar eingesetzt werden.
Das Brand Management für die Corporate Identity Ihres Unternehmens ist unersetzlich. Das Vorlagenmanagement hilft Ihnen, dass Sie sich auf die Gestaltung der unternehmensspezifischen Inhalte konzentrieren können. Lehnen Sie sich zurück, wenn Externe PowerPoint-Folien zu Gesicht bekommen. Denn Sie wissen: Die aktuellste Vorlage wird verwendet und trägt zum Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens bei.
Mit DOCUNIZE™ bringen Sie das Office Template Management, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei der Office Arbeit in Einklang. Wie das geht?
Wir organisieren das Vorlagenmanagement mit seinen Vorlagen, Templates, Word-Dokumenten, PowerPoint-Folien, E-Mail Vorlagen, Bildern etc. in modularen Elementen und halten diese in einer zentralen Datenbank. Die Elemente sind nahtlos in Microsoft Office und deren Prozesse integriert. Damit machen Sie das Vorlagenmanagement zu einem verlässlichen Bestandteil Ihrer Wertschöpfungskette.
DOCUNIZE™ – Die Vorteile
Die Vorteile
Den Fokus auf das Wesentliche
Automatischer Datenabgleich für mobile Anwender
Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter ist DOCUNIZE™ ideal. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus.
Effizienter, effektiver und strukturiertes Zugriff auf Vorlagen
Ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen und weiteren Kategorien. Der Mitarbeiter erhält genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt, die in seiner Rolle relevant sind (z.B. wenn Sekretariate mehrere Funktionsbereiche bearbeiten/ Signaturen benötigen).
Multilinguale
Fähigkeit für Vorlagensteuerung
DOCUNIZE™ ist ideal für international arbeitende Unternehmen. Dokument- und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich multilingual machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Und das ganz ohne Entwickler Fachwissen.
Zukunftssicherheit durch bewährte Microsoft-Technologie
Das Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ ist nahtlos in Microsoft Office integriert. Es basiert auf den neuesten Technologien von Microsoft und unterstützt Office Open XML Format (OOXML) für maximale Interoperabilität. Webbasierte Schnittstellen, erlauben die Integration des Vorlagenmanagements in weitere Applikationen, wie dem ERP-, dem CRM- oder dem DMS-Systems des Unternehmens.
Ebenso einfach wie die Erstellung und Änderung von Vorlagen ist auch die Implementierung. Diese beschränkt sich auf die Integration in einen SQL-Server und das Einstellen der Programmdateien in ein Zielverzeichnis. Eingriffe in bestehende Systeme sind nicht erforderlich.
