Go for a software that evolves with you.

Zentrales Vorlagenmanagement in Microsoft Office 365

Ein durchgängiges Erscheinungsbild durch CI-konforme Vorlagen.

Unterstützen Sie das Brand Management mit einer Lösung zur schnellen und unkomplizierten Verteilung von Änderungen. Ihre Anwender erfreuen sich, mit stets den aktuellen Vorlagen arbeiten zu können. Vermeiden Sie Unsicherheiten, richten Sie Ihren Fokus aufs Wesentliche..

Word
Excel
Powerpoint
outlook

Ein ganzheitlicher Ansatz für das Office-Vorlagenmanagement

Hier spielen Gedanken zur Förderung der Marke, der Effizienzverbesserung im Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Vorgaben des Unternehmens und der Behörden eine wichtige Rolle.

Unterstützen kann Sie die Vorlagenmanagement Lösung DOCUNIZE™. Sie ist nahtlos in Microsoft Office integriert und basiert auf aktuellen Technologien.

Sie gestalten Vorlagenmanagement-Prozesse, wie die Erstellung, Änderung und Verteilung von Office Dokumenten, Spreadsheets, PowerPoint-Folien wesentlich einfacher bzw. automatisieren diese. Damit erleichtern Sie den Anwendern mit DOCUNIZE™ die tägliche Arbeit. Der Suchaufwand wird minimiert und Sie sorgen für ein durchgängiges Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach innen und außen.

Sie erfüllen Anforderungen der Geschäftsführung, des Marketings, der IT sowie Ihrer Kollegen zuverlässig, wie z.B. das Erstellen oder das Ändern von Dokumenten oder E-Mail Signaturen. Ein weiterer Vorteil: Die Verteilung der neuen Vorlagen geht auch nach Änderungen mit wenigen Mausklicks.

So können sich Mitarbeiter wieder auf das konzentrieren, was bei der Arbeit mit Microsoft Office im Vordergrund stehen sollte: Die Arbeit an einfachen und überzeugenden Inhalten.

Zentrale Verwaltung für höchste Effizienz und Konformität

Kennen Sie das? Sie suchen eine Angebotsvorlage oder haben alle Vorlagen mit dem neuen Logo überarbeitet. Nun gibt es weitere Änderungswünsche vom Vorstand. Das bedeutet eine Reihe neuer Aufgaben: Sie müssen die Änderungen nacharbeiten, um nicht Gefahr zu laufen, dass fehlerhafte Dokumentvorlagen in den Umlauf geraten oder gar eingesetzt werden.

Das Brand Management für die Corporate Identity Ihres Unternehmens ist unersetzlich. Das Vorlagenmanagement hilft Ihnen, dass Sie sich auf die Gestaltung der unternehmensspezifischen Inhalte konzentrieren können. Lehnen Sie sich zurück, wenn Externe PowerPoint-Folien zu Gesicht bekommen. Denn Sie wissen: Die aktuellste Vorlage wird verwendet und trägt zum Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens bei. 

Mit DOCUNIZE™ bringen Sie das Office Template Management, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei der Office Arbeit in Einklang. Wie das geht?

Wir organisieren das Vorlagenmanagement mit seinen Vorlagen, Templates, Word-Dokumenten, PowerPoint-Folien, E-Mail Vorlagen, Bildern etc. in modularen Elementen und halten diese in einer zentralen Datenbank. Die Elemente sind nahtlos in Microsoft Office und deren Prozesse integriert. Damit machen Sie das Vorlagenmanagement zu einem verlässlichen Bestandteil Ihrer Wertschöpfungskette.

DOCUNIZE™ – Die Vorteile

Die Vorteile

Für alle Anwender

Für Office-Anwender

Strukturierte und personalisierte Vorlagen.

Mit DOCUNIZE™ lassen sich Vorlagen, Geschäftsbereichen, Abteilungen und weitere Kategorien ordnen und somit einfacher auffinden. Mitarbeiter erhalten eine personalisierte Auswahl an Vorlagen angezeigt. Das erhöht die Transparenz und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand.

Dadurch, dass Informationen zentral abgelegt sind, können Prozesse automatisiert werden. Personalisierte, wiederkehrende Informationen, wie Namen, E-Mail, Telefon werden aus den Profilen oder dem Active Directory zur Erstellung von Dokumenten herangezogen, was die Erstellung qualitativ verbessert und beschleunigt. So können sich Kolleg:innen auf das Wesentliche konzentrieren – die Erstellung von neuen Dokumenten und überzeugenden Inhalten. 

Filter-, Favoriten- und Suchfunktion reduzieren den Suchaufwand und tragen zu einer optimalen Übersicht über Ihre Vorlagen bei.

Für das Marketing

Für das Marketing

Schluss mit Versionsfluten von nicht konformen Vorlagen. Erfolgreiches Brandmanagement mit DOCUNIZE™.              

Mit der Software vereinfachen und beschleunigen Sie Erstellungs-, Änderungs- und Verteilungsprozesse.  Per Knopfdruck und ohne Programmierkenntnisse erstellen Sie Dokumentbausteine und -vorlagen, die zeitlich gesteuert Ihren Kollegen zur Verfügung gestellt werden können.

Kampagnen bei E-Mail Signaturen können für eine definierte Zeitspanne erscheinen. Das können zum Beispiel Ankündigungen für Verantstaltungen oder einem Produktlaunch sein.     

Mitarbeiter, egal von wo sie arbeiten haben mit DOCUNIZE™ stets aktuelle Vorlagen, legen neue Dokumente schnell und komfortabel an. Das reduziert die Menge an Vorlagen und vermeidet Redundanzen und lästiges Suchen. Und Sie vermeiden die Verbreitung und Nutzung von nicht-konformen Vorgaben, sondern tragen zu einem durchgängigen Corporate Design bei. 

Für Redakteure

Für Administratoren

Dynamische Inhalte ohne Programmierung.

Mit DOCUNIZE™ erhalten AdministratorInnen Möglichkeiten, dynamische Inhalte und Felder in die Dokumentvorlage zu integrieren – völlig ohne Programmierung mit VBA-Makrofreien Vorlagen. Dokumenten können so auf einfachste Weise Variablen auf der Basis des User-Profiles oder des Standortes mitgegeben werden. Wahlweise kann dafür per integrierter Schnittstelle das Active Directory angebunden werden, um Feldinhalte bereitzustellen.

Insgesamt spart das Zeit und Kosten bei der Erstellung und Pflege.

Für die IT

Für die IT

DOCUNIZE™ wird nahtlos in die Microsoft Office Applikationen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) integriert.

Inhalte werden zentral verwaltet, sodass sich Kolleginnen und Kollegen auf das Wesentliche – die Erstellung von neuen Dokumenten und überzeugenden Inhalten – konzentrieren können. Mit DOCUNIZE™ pflegen die Fachabteilungen die Updates, Vorlagen und andere Inhaltselemente. Die IT wird damit entlastet.

Stets sicher – ob Cloud basiert oder Lokal installiert – DOCUNIZE™ steht aufgrund der Funktionen (Integration und VBA-freie Programmierung) für Vertraulichkeit, Sicherheit und wenn in der MS Azure Cloud betrieben für höchste Verfügbarkeit. 

Den Fokus auf das Wesentliche

Automatischer Datenabgleich für mobile Anwender

Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter ist DOCUNIZE™ ideal. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus.

Effizienter, effektiver und strukturiertes Zugriff auf Vorlagen

Ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen und weiteren Kategorien. Der Mitarbeiter erhält genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt, die in seiner Rolle relevant sind (z.B. wenn Sekretariate mehrere Funktionsbereiche bearbeiten/ Signaturen benötigen).

Multilinguale
Fähigkeit für Vorlagensteuerung

DOCUNIZE™ ist ideal für international arbeitende Unternehmen. Dokument- und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich multilingual machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Und das ganz ohne Entwickler Fachwissen.

Zukunftssicherheit durch bewährte Microsoft-Technologie

Das Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ ist nahtlos in Microsoft Office integriert. Es basiert auf den neuesten Technologien von Microsoft und unterstützt Office Open XML Format (OOXML) für maximale Interoperabilität. Webbasierte Schnittstellen, erlauben die Integration des Vorlagenmanagements in weitere Applikationen, wie dem ERP-, dem CRM- oder dem DMS-Systems des Unternehmens. 

 

Ebenso einfach wie die Erstellung und Änderung von Vorlagen ist auch die Implementierung. Diese beschränkt sich auf die Integration in einen SQL-Server und das Einstellen der Programmdateien in ein Zielverzeichnis. Eingriffe in bestehende Systeme sind nicht erforderlich. 

Architektur

DOCUNIZE™ erweitert Office, Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Datenbank basiert, optimierter offline Modus, reduzierter Netzwerk Traffic

Einfaches Deployment in Ihre IT-Infrastruktur

Optionaler Application Server für browserbasierten Zugriff

Microsoft Office 365

Systemvoraussetzungen

Office 2013, 2016, 2019, 2021 Office 365 Support im Semi-Anual-Channel Kompatibel mit aktuellen Windows-Versionen, Citrix und Terminal-Server SQL Server oder SQL Server Express Reporting & Analyse, Replikation, Skalierbarkeit Microsoft Windows

Integration

Webservice Schnittstellen (APIs)

Beliebige Anbindungen an
CRM- DMS- und ERP-Systeme
(z.B. SAP, Oracle)
sind auf Anfrage möglich.

Integration in Fachapplikationen

Microsoft .NET Framework

Wie wäre es, wenn Sie Dokumente in 2 Minuten erstellen könnten?
Kontaktieren Sie uns!
QUICK LINKS
ÜBER DOCUNIZE™
SITE INFORMATION

COC AG
Burghausen (Hauptsitz)
Gewerbepark Lindach A 12
84489 Burghausen
www.coc-ag.de

Wesel (Niederlassung)
Rudolf-Diesel-Str. 115
46485 Wesel-Obrighoven

KONTAKT

+49 8677 9747-0
hello@docunize.com

Sprechen Sie uns an!

 

Datenschutzeinstellungen
Wir verwenden Cookies, um Ihnen die Nutzung unserer Website zu erleichtern. Wenn Sie unsere Dienste über einen Browser nutzen, können Sie Cookies über Ihre Webbrowser-Einstellungen einschränken, blockieren oder entfernen. Wir verwenden auch Inhalte und Skripte von Dritten, die Tracking-Technologien verwenden können. Nachfolgend können Sie selektiv Ihre Einwilligung erteilen, um solche Einbettungen von Drittanbietern zu ermöglichen. Ausführliche Informationen über die von uns verwendeten Cookies, die von uns gesammelten Daten und deren Verarbeitung finden Sie in unseren Datenschutzerklärung
Youtube
Einwilligung zur Anzeige von Inhalten aus den Bereichen - Youtube
Vimeo
Einwilligung zur Anzeige von Inhalten aus den Bereichen - Vimeo
Google Maps
Einwilligung zur Anzeige von Inhalten aus den Bereichen - Google