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Dokumente automatisch erstellen. Statt immer wieder neu anfangen.
Erstellen Sie wiederkehrende Office-Dokumente aus freigegebenen Vorlagen, Textbausteinen und Unternehmensdaten – standardisiert, effizient und direkt in Microsoft 365.
Microsoft 365 integriertEine zentrale Vorlage. Jede Person. Jeder Standort.
Wählen Sie ein Profil und einen Standort und erleben Sie, wie sich das Dokument in Echtzeit automatisch personalisiert, ohne manuelle Anpassung.
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Jede Auswahl aktualisiert Adresse, Sprache, Anrede und Signaturblock, wobei die Dokumentenstruktur identisch bleibt.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen. Mit diesem Schreiben übermitteln wir Ihnen unser unverbindliches Vertragsangebot.
Die nachfolgenden Konditionen wurden auf Basis Ihrer Anforderungen erstellt und entsprechen den geltenden gesetzlichen Bestimmungen in Ihrem Marktgebiet. Sämtliche Klauseln wurden in unserem DOCUNIZE-Vorlagensystem zentral geprüft und freigegeben.
Mit freundlichen Grüßen,
Warum immer wieder dieselben Dokumente manuell erstellen?
Angebote, Verträge und Berichte folgen häufig ähnlichen Strukturen – trotzdem werden Daten, Texte und Formatierungen immer wieder von Hand übernommen.
„Eine neue Angebotsanfrage kommt herein. Die passende Vorlage wird geöffnet, Kundendaten werden übertragen, Textpassagen angepasst und bestehende Inhalte kontrolliert. Beim nächsten Vertrag oder Bericht beginnt ein ähnlicher Ablauf erneut.“
Wiederkehrende Eingaben
Namen, Adressen, Ansprechpartner und Projektdaten werden immer wieder manuell übertragen.
Folge: Zeit wird für Routinetätigkeiten gebunden.
Copy & Paste
Texte und Informationen werden aus bestehenden Dokumenten übernommen und angepasst.
Folge: Veraltete oder falsche Inhalte können weiterverwendet werden.
Manuelle Personalisierung
Angebote, Verträge und Berichte müssen für jeden Vorgang einzeln angepasst werden.
Folge: Wiederkehrende Dokumente benötigen unnötig viele Arbeitsschritte.
Fehleranfällige Prozesse
Je mehr Informationen manuell übertragen werden, desto größer ist der Kontroll- und Korrekturaufwand.
Folge: Zusätzliche Prüf- und Nachbearbeitungsschritte entstehen.
Lassen Sie Daten und Inhalte automatisch ins Dokument fließen.
DOCUNIZE verbindet freigegebene Vorlagen mit Textbausteinen, Regeln und Unternehmensdaten. Dadurch lassen sich wiederkehrende Dokumente automatisiert vorbereiten und individuell befüllen.
Statt Informationen immer wieder manuell zu übertragen, greifen Dokumente auf definierte Inhalte und angebundene Datenquellen zurück.
Vom Datensatz zum fertigen Dokument in 4 Schritten.
Vorlage definieren
Eine freigegebene Word-, PowerPoint- oder andere unterstützte Office-Vorlage bildet die Grundlage.
Inhalte und Datenquellen verbinden
Textbausteine sowie relevante Daten aus angebundenen Systemen wie CRM, ERP oder Azure Entra ID können eingebunden werden.
Regeln und Logik anwenden
DOCUNIZE verwendet die definierten Informationen und Regeln, um die benötigten Inhalte in das Dokument einzusetzen.
Dokument erstellen
Das Dokument wird auf Basis der freigegebenen Vorlage mit den vorgesehenen Daten und Inhalten erstellt und kann anschließend weiterverwendet werden.
Gleiche Aufgaben. Weniger manuelle Schritte.
DOCUNIZE reduziert wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte – bei jedem Dokument, das regelmäßig entsteht.
Angebot erstellen
Vorlage öffnen, Kundendaten übertragen, Texte anpassen und Inhalte kontrollieren.
Vorlage, Kundendaten und freigegebene Inhalte werden zusammengeführt und das Angebot vorbereitet.
Vertrag erstellen
Personen-, Unternehmens- und Vertragsdaten einzeln einsetzen und wiederkehrende Textpassagen anpassen.
Definierte Daten und Textbausteine werden entsprechend der vorgesehenen Logik in den Vertrag übernommen.
Bericht erstellen
Daten zusammentragen, übertragen und wiederkehrende Inhalte formatieren.
Angebundene Daten und definierte Inhalte werden für die Dokumenterstellung genutzt und nach der hinterlegten Struktur ausgegeben.
Alles, was Sie für automatisierte Dokumentenprozesse brauchen.
Dynamische Inhalte
Dokumente mit variablen Informationen und definierten Inhalten individuell zusammenstellen.
Textbausteine
Freigegebene Textmodule für wiederkehrende Passagen zentral in Dokumenten verwenden.
CRM- & ERP-Daten
Unternehmens- und Kundendaten aus angebundenen Systemen in Dokumentenprozesse einbeziehen.
Azure Entra ID Daten
Vorhandene Benutzer- und Unternehmensinformationen für die Personalisierung nutzen.
Regelbasierte Dokumente
Inhalte abhängig von definierten Vorgaben und Anwendungsfällen in Dokumente übernehmen.
Standardisierte Vorlagen
Automatisierte Dokumente auf Basis zentral freigegebener und markenkonformer Vorlagen erstellen.
Nutzen Sie Daten dort, wo sie bereits vorhanden sind.
DOCUNIZE kann vorhandene Unternehmensdaten in automatisierte Dokumentenprozesse einbeziehen, statt Mitarbeiter dieselben Informationen erneut eingeben zu lassen.
CRM- und ERP-Daten einbinden
Kunden-, Projekt- oder Unternehmensinformationen aus angebundenen Systemen können für die Dokumentenerstellung genutzt werden.
Benutzerinformationen übernehmen
Vorhandene Informationen aus Azure Entra ID können je nach Konfiguration für die Personalisierung von Dokumenten eingesetzt werden.
Freigegebene Inhalte zentral verwenden
Textbausteine und Vorlagen werden kontrolliert bereitgestellt und in den automatisierten Prozess eingebunden.
Weniger Routine. Mehr Zeit für den eigentlichen Inhalt.
Wenn Daten, Vorlagen und wiederkehrende Inhalte automatisch zusammengeführt werden, müssen Mitarbeiter weniger Informationen manuell übertragen und kontrollieren.
Zeit sparen
Wiederkehrende Arbeitsschritte bei der Dokumentenerstellung reduzieren.
Fehler reduzieren
Manuelle Übertragungen und unnötiges Copy & Paste verringern.
Standards sichern
Dokumente auf Basis freigegebener Vorlagen und Inhalte erstellen.
Prozesse skalieren
Wiederkehrende Dokumentenlogiken für unterschiedliche Teams und Anwendungsfälle nutzbar machen.
Häufige Fragen zur Dokumentenautomatisierung.
Sehen Sie, welche Dokumentenprozesse sich bei Ihnen automatisieren lassen.
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