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Immer die richtige Vorlage. Zentral verwaltet.
Verwalten Sie Word-, PowerPoint- und Excel-Vorlagen an einer zentralen Stelle und stellen Sie sicher, dass Ihre Teams jederzeit mit aktuellen und freigegebenen Versionen arbeiten.
Microsoft 365 integriert
„Wo liegt nochmal die aktuelle Vorlage?“
Eine alltägliche Frage, die in Unternehmen unnötig Zeit kostet und gleichzeitig Fehler begünstigt.
Schnell wird in verschiedenen Ordnern, Laufwerken oder Ablagen nach der aktuellen Version gesucht. Ist nicht eindeutig erkennbar, welche Vorlage freigegeben ist, greifen Mitarbeiter auf vorhandene Dateien zurück oder kopieren ältere Dokumente.
Zeitverlust
Mitarbeiter suchen nach Vorlagen statt am eigentlichen Inhalt zu arbeiten.
Versionsunsicherheit
Es ist nicht zuverlässig erkennbar, welche Datei aktuell und freigegeben ist.
Fehler und Inkonsistenz
Veraltete Inhalte, Logos oder Angaben können in neuen Dokumenten weiterverwendet werden.
Eine zentrale Quelle statt vieler einzelner Dateien.
Mitarbeiter müssen nicht mehr wissen, wo eine Vorlage gespeichert ist. Sie wählen die für sie freigegebene Vorlage direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung aus.
Von der zentralen Verwaltung zur richtigen Vorlage am Arbeitsplatz.
Vorlagen zentral verwalten
Word-, PowerPoint- und Excel-Vorlagen werden zentral in DOCUNIZE gepflegt.
Rollen und Zielgruppen definieren
Legen Sie fest, welche Teams, Standorte oder Mitarbeiter welche Vorlagen verwenden dürfen.
Vorlagen bereitstellen
Freigegebene Vorlagen werden für die entsprechenden Microsoft 365 Anwender verfügbar gemacht.
Vorlage auswählen und arbeiten
Mitarbeiter greifen direkt auf die für sie vorgesehenen Vorlagen zu und können mit der Dokumentenerstellung beginnen.
Eine zentrale Vorlage. Unterschiedliche Dokumente.
Pflegen Sie zentrale Bestandteile nur einmal und stellen Sie daraus passende Vorlagen und Dokumente für unterschiedliche Unternehmensbereiche bereit.
Ihre Ausgangsvorlage
Nachname Vorname
Firma
Straße
Stadt
Telefon: xxx
[Empfänger aus Outlook-Kontakten wählen]
Sehr geehrte Damen und Herren,
[Grußformel]
Vorname Nachname
Bank: Hamburger Sparkasse · IBAN DE12 1234 5678 9012 3456 78
USt-IdNr. DE123456789 · Registergericht Hamburg HRB 12345
Geschäftsführer: Anna Berger
DOCUNIZE Vorlage
Firmenlogo
Briefkopf
Sehr geehrte Damen und Herren
Grußformel
Vorname Nachname
E-Mail-Adresse
Firmenname
Allgemeine Fußzeile
Bereitgestelltes Dokument
Müller Franz
Service GmbH
Servicestraße 12
20095 Hamburg
Telefon: +49 40 555 0123
Sehr geehrte Damen und Herren,
Freundliche Grüße,
Müller Franz
franz.mueller@prodoc-service.com
PRODOC Service GmbH
Bank: Hamburger Sparkasse · IBAN DE12 1234 5678 9012 3456 78
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Weniger Vorlagenchaos. Mehr Kontrolle.
Ohne zentrales Vorlagenmanagement
- Verstreute Ordner und Ablagen
- Unterschiedliche Dateiversionen
- Unklare Zuständigkeiten
- Manuelle Verteilung von Änderungen
- Uneinheitliche Dokumente und Markenauftritte
Mit DOCUNIZE
- Eine zentrale Vorlagenquelle
- Freigegebene und aktuelle Inhalte
- Rollenbasierte Bereitstellung
- Weniger manuelle Pflege
- Einheitlichere Unternehmenskommunikation
Alles, was Sie für zentral gesteuerte Office-Vorlagen brauchen.
Zentrale Vorlagenverwaltung
Word-, PowerPoint- und Excel-Vorlagen aus einer gemeinsamen Umgebung verwalten.
Rollenbasierte Bereitstellung
Definieren, welche Vorlagen für bestimmte Teams, Standorte oder Nutzer verfügbar sind.
Freigegebene Inhalte
Sicherstellen, dass Anwender auf die vorgesehenen und aktuellen Unternehmensvorlagen zugreifen.
Direkte Microsoft 365 Integration
Vorlagen dort verfügbar machen, wo Mitarbeiter täglich arbeiten.
Zentrale Aktualisierung
Änderungen an zentral verwalteten Vorlagen ohne dezentrale Dateiablagen organisieren.
Skalierbare Verwaltung
Vorlagenstrukturen auch für mehrere Teams, Unternehmensbereiche oder Gesellschaften übersichtlich organisieren.
Zentral administriert. Direkt für Ihre Anwender verfügbar.
Einfache Integration in Microsoft 365
DOCUNIZE fügt sich in die bestehende Microsoft 365 Arbeitsumgebung ein. Mitarbeiter greifen auf die bereitgestellten Vorlagen direkt in den Anwendungen zu, die sie bereits täglich verwenden.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Definieren Sie, welche Mitarbeiter oder Teams auf welche Vorlagen zugreifen dürfen. So bleiben Inhalte gezielt verfügbar und die zentrale Administration behält die Kontrolle.
Mehr Effizienz und Konsistenz durch zentrales Vorlagenmanagement.
Wenn Vorlagen zentral gepflegt und gezielt bereitgestellt werden, verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit Suchen und Abstimmen – und mehr Zeit mit dem eigentlichen Inhalt ihrer Dokumente.
Weniger suchen
Freigegebene Vorlagen schneller finden.
Zentral kontrollieren
Vorlagen und Inhalte aus einer gemeinsamen Umgebung verwalten.
Markenstandards sichern
Mitarbeitern die vorgesehenen Layouts und Inhalte bereitstellen.
Administration vereinfachen
Änderungen zentral organisieren statt Dateien an mehreren Orten zu pflegen.
Häufige Fragen zum zentralen Vorlagenmanagement.
Schluss mit der Suche nach der richtigen Vorlage.
In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie DOCUNIZE Ihre bestehenden Office-Vorlagen zentralisiert, rollenbasiert bereitstellt und direkt in Microsoft 365 verfügbar macht.