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Jede E-Mail. Eine konsistente Signatur.
Verwalten Sie E-Mail-Signaturen zentral und stellen Sie aktuelle Kontaktdaten, Corporate Design und definierte Unternehmensangaben automatisch für Ihre Outlook Nutzer bereit.
Wenn jeder seine Signatur selbst pflegt, entstehen viele Versionen Ihrer Marke.
Eine Telefonnummer ändert sich, ein Logo wird ausgetauscht oder eine Unternehmensangabe muss angepasst werden – und plötzlich müssen zahlreiche Mitarbeiter ihre Signatur selbst aktualisieren.
Unterschiedliche Signaturen
Mitarbeiter gestalten oder verändern Signaturen individuell.
Folge: Corporate Design und Aufbau unterscheiden sich von Person zu Person.
Veraltete Kontaktdaten
Telefonnummern, Positionen oder Unternehmensinformationen werden manuell gepflegt.
Folge: Alte oder unvollständige Angaben können weiterhin versendet werden.
Hoher Verwaltungsaufwand
Änderungen müssen kommuniziert und von Mitarbeitern selbst umgesetzt werden.
Folge: Marketing und IT verlieren Zeit mit Kontrolle und Support.
Ungenutzter Kommunikationskanal
Kampagnen, Veranstaltungen oder neue Angebote werden nicht systematisch über Signaturen ausgespielt.
Folge: Ein regelmäßig genutzter Kundenkontaktpunkt bleibt ungenutzt.
Eine zentrale Signatur statt vieler individueller Versionen.
Mit DOCUNIZE verwalten Sie Aufbau, Corporate Design und zentrale Inhalte Ihrer Outlook-Signaturen an einer Stelle und stellen sie gezielt für Ihre Mitarbeiter bereit.
Aktuelle Informationen. Automatisch in jeder E-Mail.
Daten zusammenführen. Platzhalter füllen. Signatur bereitstellen.
In der Vorlage werden u. a. verwendet:
Zentral gepflegt
Einheitlicher Unternehmensauftritt
Automatisch personalisiert
Immer aktuelle Informationen
Zielgerichtet einsetzbar
z. B. für Teams, Standorte oder Kampagnen
Einfach integriert
Direkt in Microsoft Outlook
So steuern Sie Ihre E-Mail-Signaturen zentral.
Signatur gestalten
Definieren Sie Layout, Logo, Unternehmensangaben und weitere Bestandteile Ihrer Signatur zentral.
Daten und Zielgruppen zuordnen
Nutzen Sie vorhandene Mitarbeiterinformationen und legen Sie fest, welche Signatur für welche Nutzer, Teams oder Abteilungen vorgesehen ist.
Signaturen bereitstellen
DOCUNIZE stellt die vorgesehenen Signaturen für die entsprechenden Outlook-Nutzer bereit.
Zentral aktualisieren
Änderungen an Design, Angaben oder Kampagnen werden an einer zentralen Stelle vorgenommen und entsprechend bereitgestellt.
Ihre Marke endet nicht am unteren Rand einer E-Mail.
E-Mail-Signaturen gehören zu den häufigsten digitalen Kontaktpunkten zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern. DOCUNIZE sorgt dafür, dass dieser Kontaktpunkt einheitlich gestaltet und zentral steuerbar bleibt.
Kampagnen dort platzieren, wo täglich Kundenkontakt entsteht.
Ergänzen Sie E-Mail-Signaturen zentral um Kampagnenbanner und steuern Sie, wann und für welche Zielgruppen sie sichtbar sind.
- 1
Kampagne erstellen
Zeitraum, Banner und Inhalt festlegen.
- 2
Zielgruppen definieren
z. B. für Abteilungen, Standorte oder Nutzergruppen.
- 3
Automatisch ausspielen
Die passende Kampagne wird zentral in die Signatur eingefügt.
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Zeitgesteuerte Kampagnen
Kampagnen für definierte Zeiträume vorbereiten und automatisch ausspielen.
Zielgruppen definieren
Banner beispielsweise für bestimmte Abteilungen oder Nutzergruppen bereitstellen.
Zentral aktualisieren
Bild, Botschaft und Kampagneninhalt an einer Stelle verwalten.
Weniger manuelle Pflege. Mehr Konsistenz.
Ohne zentrales Signaturmanagement
- Mitarbeiter pflegen Signaturen selbst
- Unterschiedliche Layouts und Logos
- Änderungen müssen einzeln umgesetzt werden
- Veraltete Kontaktdaten können bestehen bleiben
- Kampagnen lassen sich schwer zentral koordinieren
Mit DOCUNIZE
- Zentrale Signaturtemplates
- Automatisch personalisierte Mitarbeiterinformationen
- Einheitlicher Unternehmensauftritt
- Zentrale Änderungen
- Kampagnen gezielt und zeitgesteuert steuern
Alles, was Sie für zentral gesteuerte Outlook-Signaturen brauchen.
Zentrale Signaturverwaltung
Layouts, Unternehmensinformationen und zentrale Inhalte aus einer gemeinsamen Umgebung verwalten.
Automatische Personalisierung
Namen, Positionen und weitere Mitarbeiterinformationen automatisch in Signaturen einsetzen.
Abteilungs- und Nutzerlogik
Unterschiedliche Signaturen gezielt für Teams, Rollen oder Mitarbeiter bereitstellen.
Mehrere Signaturen pro Nutzer
Je nach Anwendungsfall unterschiedliche Signaturvarianten für einen Nutzer verwalten, sofern dies durch die aktuelle DOCUNIZE-Konfiguration unterstützt wird.
Kampagnenmanagement
Marketingbanner zentral gestalten, zeitlich planen und gezielt bereitstellen.
Zentrale Aktualisierung
Änderungen an Signaturen an einer Stelle pflegen, statt Mitarbeiter einzeln aktualisieren zu lassen.
Direkt für Ihre Outlook-Nutzer bereitgestellt.
DOCUNIZE verbindet zentrale Signaturverwaltung mit Ihrer bestehenden Microsoft 365 Umgebung und nutzt vorhandene Benutzerinformationen für die personalisierte Bereitstellung.
Mitarbeiterdaten nutzen
Vorhandene Benutzerinformationen können für personalisierte Signaturen verwendet werden.
Nutzer und Gruppen steuern
Signaturen anhand von Rollen, Abteilungen oder definierten Zielgruppen bereitstellen.
Zentral administrieren
Signaturen, Regeln und Kampagnen aus einer gemeinsamen DOCUNIZE-Umgebung verwalten.
Konsistente E-Mail-Kommunikation – ohne jede Signatur einzeln zu pflegen.
Wenn Signaturen zentral verwaltet werden, müssen Mitarbeiter Design, Kontaktdaten und Kampagnen nicht selbst aktuell halten. Marketing und IT gewinnen gleichzeitig mehr Kontrolle über einen wichtigen Kommunikationskanal.
Markenauftritt sichern
Einheitliche Signaturtemplates für Ihre Unternehmenskommunikation bereitstellen.
Administration reduzieren
Änderungen zentral statt Nutzer für Nutzer organisieren.
Daten aktuell halten
Personalisierte Informationen aus zentral gepflegten Daten verwenden.
Kampagnen aktivieren
E-Mail-Signaturen gezielt für zeitgesteuerte Marketingkommunikation nutzen.
Häufige Fragen zum E-Mail-Signaturen-Management.
Machen Sie jede E-Mail zu einem konsistenten Markenauftritt.
In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie DOCUNIZE Outlook-Signaturen zentral verwaltet, Mitarbeiterdaten personalisiert und Kampagnen für Ihre Teams bereitstellt.